İŞLETME OLARAK KÜTÜPHANELER*

*Prof.Dr. Jale BAYSAL “Kütüphaneciliğimiz Üzerine Görüşler” Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü, 1987

Kütüphanecilik alanının, her zaman gündemimizde olmayan bazı konuları var. Bugünkü konuşmamızın konusu onlardan biridir. Bu konuda dünya literatürü pek çok kitap ve makale sunmaktadır. Dilimizde ise, konuyu gerektiği boyutlarda ele alan tek yayın Dr. Aysel San'ın "Kütüphane işletmesinde Maliyet Hesaplaması ve Sorunları" adlı tez çalışması olmuştur.

- Kütüphane nedir nasıl bir kurumdur sorusuna verilecek cevaplar, aşağı yukarı bellidir: Bir kültür kurumudur, irfan kurumudur veya eğitim kurumudur. Belli görüş açılarından, bu cevapların hepsi de doğrudur. Ancak, kütüphane olayının, özellikle kütüphanecileri ilgilendiren bir boyutu daha vardır. Kütüphane bir işletmedir. Kütüphaneye bir işletme olarak bakmak, verdiğimiz hizmetlerin düzeyini yükseltme, kaynaklarımızı daha verimli kullanma, bilinçli ve bilimsel bir kütüphane yönetimi sağlama konularında büyük faydalar sağlar.

- Kütüphaneye bir işletme olarak yaklaşmak, genellikle alışık olduğumuz bir görüş değildir. Kütüphanemizi, elimizden geldiğince iyi bir biçimde yönetmeye çalışırız ve bu çalışmada, gelenekten, sezgilerimizden, geçmiş yılların her zaman objektif olmayabilen deneyimlerinden yararlanırız. - Yönetim, belli bir amaca ulaşabilmek için, bir grup insanın işbirliğini sağlama, insan gücü, zaman, malzeme para gibi İmkânları, bu amaç doğrultusunda en etkin, en verimli biçimde kullanabilmektir diye tanımlanabilir. - iyi bir yönetimi gerçekleştirebilmek için, amaçlarımızı açık ve kesin olarak bilmemiz, planları yapmamız, çevremizdeki yararlanıcıları n ihtiyaçlarını bilmemiz, malzeme, para ve insan gücü olarak imkânlarımızla ilgili ölçümler yapmamız, araştırmalara girişmemiz, çalışma yol ve yöntemlerimizi incelememiz, en iyi yol ve yöntemler konusunda kararlar almamız... Kısacası bir işletme olarak konuya bakmamız gerekir. - Çağdaş endüstri ve ticaret işletmeleri verimli bir çalışmayı gerçekleştirebilmek için hangi işletme yöntemlerinden yararlanıyorlarsa, bizim de bunları öğrenmemiz ve kendi işimizde uygulamamız çok doğal bir yoldur. - İşletme nedir, bu terimden ne anlıyoruz? Bir tanımlama yapalım: işletme, üretim araçlarının uyumlu bir biçimde birleşmesinden meydana gelen, mal veya hizmet üreten bir birimdir. Bu üretim araçları nelerdir? Doğal kaynaklar, emek, sermaye ve örgüt.

Bazı işletmeler mal üretirler. Kumaş dokurlar, ilaç imal ederler, buzdolabı, çamaşır makinesi yaparlar ve daha başkalarını çıkarırlar. Bazı işletmeler de hizmet üretirler. İ.E.T.T., D.D.Y., P.T.T. ya da örneğin Devlet Tiyatroları, Ortada bir mal değil, fakat bir hizmet vardır. Çeşitli otelcilik işletmelerini de sayabiliriz. Kütüphaneler de bu tür bir işletme oluşturuyorlar, kütüphane hizmeti veriyorlar.

İşletmenin tamamını yaparken üretim araçlarına değindik ve bunları da doğal kaynaklar, sermaye, emek ve örgüt olarak belirledik. Kütüphanenin hizmet üretirken kullandığı doğal kaynak nedir? Elinizde bulunan kitaplar, süreli yayınlar, filimler, kasetler ve plaklar v.b. sermaye nedir? Kütüphanenin bütçesi. Bina kirası, personel ücretleri, yayınları satın almak için harcanan para, ısıtma, aydınlatma, onarım, temizlik masrafları. Örgüt nedir? Kütüphane içinde gerçekleştirdiğimiz iş bölümleri yapısı. Emek için de ayrıca açıklama gereksiz. Çalışanların yaptıkları. Emğiin kütüphane çalışmasında özel bir önemi var. Temel bir değer taşıyor. İmkânlar ne olursa olsun, verilebilen hizmetin düzeyini en büyük ölçüde kütüphanecinin kişiliği ve çalışması belirlemektedir.

İşletme söz konusu olduğu zaman, hemen gündeme gelen daha başka bazı kavramlar da vardır. Bunları da kütüphane olayı karşısında değerlendirelim. Fiyat kavramı: Kütüphane hizmetinin fiyatı ve fiyat karşılığı ücret diye bir şey yoktur. Fiyat ve ücret olmadığı zaman, kazanç ve riziko kavramlarının da olmaması gerekir. Buna karşılık ortada bazı masraflar vardır. Kütüphane hizmetlerin maliyeti hiç değilse ortalama olarak ölçülebilir. Bir kitabın okuyucuya ödünç olarak verilebilmesi için, kitabın satın alınışından başlayarak, kataloglanması, sınıflandırılması, depolanması için birçok masraflar yapılmıştır. Olay bir bina içinde gerçekleşmekte. Bu bina aydınlatılmakta, ısıtılmakta, temizlenmektedir. Bir yıl boyunca yapılan masrafları, kütüphane çevresindeki okuyucu sayısına bölerek, kütüphane hizmetlerinin ortalama kaça mal olduğu hesaplanabilir ve bir bakıma buna hizmetin fiyatıdır denebilir. Ortada Olmayan şey, bu fiyatın ücret olarak okuyucudan istenmemesidir. Kütüphanelerin en büyük bölümü kamu kuruluşudur ve bu hizmetlerin karşılığı kamu tarafından ödenmektedir. Kütüphanelerin gelirleri vergilerden, çok az olarak da bağışlardan karşılanır. Fiyat yükseltme gibi bir durum olmayacağına göre, kütüphanenin geliri nasıl artırılır? Bunun bir tek yolu var. Genel olarak toplum ve kütüphanelere verilecek paraları belirleyen yöneticiler göz önünde, kütüphanenin değerinin artması, vazgeçilmezliğinin kabul ettirilmesi yoluyla. Verilen paraların verimli ve ekonomik biçimde kullanılması da bir bakıma gelirin artırılması anlamını taşıyacaktır.

Kar Kavramı

Bir kütüphanenin karı, sayısal olarak hesaplanması ve söylenmesi çok zor olan bir şeydir. Bireylerin, kütüphane çalışması ile elde ettikleri maddi veya manevi kazanca, yine bireylerin kütüphanenin kendilerine verebildikleri için yaptıkları değerlendirmelere bağlıdır. Okumaya büyük değer veren, çok okuyan, kitaba çok ihtiyacı olan bir toplumda, bir halk kütüphanesinin verebildiği hizmet, büyük bir kar sağlıyor demektir. Yoğun bir araştırma, bilimsel inceleme potansiyeli olan bir toplumda da araştırma kütüphanelerinin karı, bazı durumlarda ölçülemeyecek kadar büyük bir değer oluşturabilir. Kütüphanenin karını, mutlaka sayısal olarak ifade etme, harcamalarımıza karşılık aşağı yukarı ne elde ettiğimizi bilmek istersek, itibarı bazı değerler ortaya koyarak sorunumuzu çözmeyi deneyebiliriz. Örneğin, bir kitabın ödünç verilmesi 200 liralık bir kardır, bir başvurma sorusunun cevaplandırılması 300 liradır, gezici kütüphanenin yaptığı ödünç verme 500 lira sayılır gibi hesaplamalara gidebilir, harcamalarımıza karşılık ne elde edebildiğimizi daha somut olarak görebiliriz.

İşletmeler için çok anlamlı olan bir başka kavram da iflas kavramıdır. Kamu eğer düzenli olarak masrafları karşılıyor ve ücret hesabı, kar hesabı yapmıyorsa, İflas diye bir şeyin olmaması gerekir. Gerçekte ise gizli bir iflas durumu her zaman söz konusudur. Çevre için anlamı olmayan, vermesi gereken hizmetleri veremeyen bir kütüphane, iflas durumundadır. Ve, kütüphanedeki iflas durumu, ticari işletmelerde olduğundan çok daha kötü bir olaydır. Ticari işletme iflas eder, batar, fiilen ortadan kalkar. Kütüphane ise hem hizmet üretemez hem hayatını sürdürmeye, yatırım çekmeye devam eder. Görevlerini yerine getiremiyorsa, bina, su, elektrik, personel ücretleri, donanım masrafları, bunların hepsi zarardır. Zararların en büyüğü de toplumda kütüphane anlayışına yaptığı kötü etkidir. Düşük düzeyde bir hizmet, kütüphane çevresindeki okuyucuda, şöyle bir yargının doğmasına neden olabilir. "Kütüphane, aradığın hiç bir yayını bulamadığın, kötü döşenmiş, kirli, çalışanların canlarından bezmiş, isteksiz, asık yüzle oldukları, işe yaramaz bir eskimiş kağıtlar yığınıdır." Kütüphane işinde en büyük risk, işte budur.

Şimdi “Pazar” kavramı açışından kütüphanelerimize bakalım. Kar amacı gütsün gütmesin, her işletmenin bir pazarı vardır. Arz ve talep de vardır. Ne isteniyor ne verilebiliyor? Kütüphanenin kendi yakın çevresi ile, okuyucuları ile yakından ilgilenmesi, anketler düzenleyerek, araştırmalar yaparak pazarını tanıması gerekir. Bu tür araştırmalar, büyük çapta kütüphanenin bağlı bulunduğu üst yönetim katlarınca, örneğin genel müdürlükçe yürütülmeli, tek tek kütüphaneler de çevrelerini ve çevrelerinden gelen talepleri incelemelidirler. Bu araştırmalardan sonra, uygulama y6ntemlerini değiştirme, açılış kapanış saatlerini düzenleme kütüphanenin fiziksel görünümünün yeniden ele alınması gibi kararlar verilebilir. Kütüphaneye işletme olarak baktığımıza göre "Satış" kavramı ile de ilgilenmemiz gerekiyor. Kütüphanede satış, hizmetlerin okurlara sunuluşudur. Sunuluşun örgütlenmesinde kar işletmeleri, ticari işletmeler örnek alınmalıdır. Güler yüz, fiziksel olarak iyi bir görünüm, kolaylık ve rahatlık sağlama iyi bir satışın da iyi bir kütüphane hizmeti verebilmenin de şartlarıdır. Bunların dışında satış için, piyasaya mal veya hizmet sunanların yöntemlerinden yararlanma da düşünülebilir. Örneğin mahallenin yeni açılan elektrikçisi, küçük el ilanları bastırarak, adresini, verebileceği hizmetleri tanıtan iyi hazırlanmış bir yazıyı kapıların altından nasıl atabiliyorsa, bir halk kütüphanesi de verebileceği hizmetleri tanıtan, çevresindeki okuyucuyu davet eden bu tür duyurular yapabilir, bu işi yılda bir veya bir kaç kez tekrarlayabilir. Verimli ve karlı bir işletme olabilmek için kütüphanenin, kendi örgütünü ve çalışma yöntemlerini dikkatlice değerlendirmesi gerekir. Ticari işletmelerin örgütü ve yöntemleri tanıma konusunda ortaya koydukları standart bazı sorular vardır. Kütüphaneler bunları tam olarak uygulayabilirler. Kütüphaneci her bir iş için aşağıdaki soruları sormalı ve cevaplarını bulmaya uğraşmalıdır:

Amaçla ilgili sorular:

Ne yapıldı?

Neden yapıldı?

Başka ne yapılabilirdi?

Ne yapılmalıdır?

Yerle ilgili sorular:

Nerede yapıldı?

Neden orada yapıldı?

Başka nerede yapılabilirdi?

Nerede yapılmalıdır?

İş sırası ile ilgili sorular:

Ne zaman yapıldı?

Neden o zaman yapıldı?

Başka ne zaman yapılabilirdi?

Ne zaman yapılmalıdır?

Kişiler, araçlar ve denetleme ile ilgili olarak da aynı sorular sorulmalıdır.

Mekanik olarak düzenlenmiş bu sorular, gelişi güzel ve el yordamı ile yürütülen işlerin tam anlamıyla objektif bicimde ele alınmasını, sorunların belirgin biçimde ortaya çıkarılmasını ve çözüm yolları bulunmasını sağlayabilirler.

Örgütümüzü ve yöntemlerimizi tanıyabilmek için soracağımız sorular dışında, her kütüphanede bilinmesi gereken sayısal veriler vardır. Her yıl kütüphaneye ne kadar yayın girmektedir? Ayıklanması gereken ne kadar yayın çıkmaktadır? Malzemenin kütüphaneye girişi ile rafa konması arasında ne kadar zaman geçmektedir? Günde kaç kitap kataloglanabilmekte, kaç kitap sınıflandırılmaktadır? Normal olarak bir katalogcu, bir günde ortalama kaç kitap fişleyebilir? Kütüphanemiz elemanlarının verimleri ne olmaktadır? Günde kaç fiş, sıralanabilmektedir? Kütüphanenin katalog kutularında kaç fiş vardır? Belli bir süre, bir gün, bir hafta, bir ay, bir yıl boyunca ne kadar kitap yararlanmaya sunulmakta, ne kadar kitap ödünç verilmektedir? Günde ortalama kaç başvurma sorusu gelmektedir? Bu veriler elimizde olmadan, yapacağımız kadro taleplerinin ya da bütçe önerilerinin bir anlamı olamaz.

Kütüphane içindeki çalışmalara yönelik incelemelerimiz yanında, bu işlerin sınırı dışında kalan konularda da inceleme ve araştırmalar yapmamız gerekir. iyi bir işletmeci olmanın ilk adımı, iyi bir araştırıcı olmaktır. Hazır dünya standartları ve hazır çözüm yolları ile kendi çok özel sorunlarımızı çözemeyiz. Bu konuda yayın alımları sorununu örnek vermek isterim. İFLA, her 1000 okuyucu için, yılda 250-300 yeni kitap alınması gerektiğini bildiriyor. İngiltere, yıllık eklemeyi roman ve hikâye türünde her birinden ikişer tane alma şartıyla 3000 kitap, roman ve hikâye türü dışından da 2000 kitap olarak belirlemiş. Acaba bizim, her yıl halk kütüphanelerine alınabilecek türde kaç roman ve hikâyemiz, kaç roman ve hikaye dışı yayınımız çıkıyor? Bir halk kütüphanesinde bulunması gereken başvurma yayınlarımızın, ansiklopedilerimizin, yıllıklarımızın, rehberlerimizin, biyografya ve bibliyografya yayınlarımızın tamamı kaç cilttir? Türkiye Bibliyografyasında araştırabiliriz. Kütüphane kurumuna bir işletme olarak bakmak bize en azından ortaya koyduğumuz işlerin anlamı ve değeri üzerine doğru yargılar vermek imkanını getirecektir.

Tek bir kütüphanenin çerçevesini aşan, büyük boyutlu çalışmalarımızda, işletme bilgisi ve ayrıntılı ölçümler istatistikî veriler, daha da büyük önem kazanırlar. Kütüphaneler arası işbirliği çalışmalarını örgütlemek, örneğin İstanbul ili düzeyinde bir toplu katalog çalışması yürütmek istediğimizde, çalışmaya katılacak birimlerin insan gücü, iş yükleri, yapılacak işlerin tamamlanma süreleri üzerine ayrıntılı bir çözümleme yapmak gerekir. Bu güne kadar, daha önceleri de girişilen bu tür çalışmaların sonuçlandırılmamış olması, bizim tembelliğimizden, savsaklayıcılığımızdan, konunun önemini fark edemeyişimizden değil, belki de iyi planlar ortaya koyamayışımızdan ileri gelmiştir, Planlama ve işletme kavramlarına uzaklığımız, bu konulara ilgi duymayışımız, son günlerde Üniversite kütüphaneleri alanında, daha belirgin olarak görülebilir. 1982 yılında YÖK, Üniversite Kütüphanelerimizin örgütlenmesi konusunda bazı ilke kararları aldı. Bu kararlar gereğince, tek bir kütüphanesi bulunmayan merkezi sistemle çalışmayan Üniversitelerimizde, bütün kütüphanelerin bütçeleri birleştirilerek, merkez durumundaki kütüphaneye verildi. Bütün satın almaları bu merkezden yapılması, sağlanan yayınların envanterlerinin, kataloglarının merkezde hazırlanması, merkezde bir toplu katalogun meydana getirilmesi ve Fakülte kütüphanelerine kitapların bu merkezden gönderilmesi istendi. İlke kararı, "kayıtların merkezde yapılması" cümlesini ihtiva ediyor Bu durumda, doğal olarak, işi eskiyle ölçülemeyecek biçimde artan merkez kütüphanenin yeni personelle desteklenmesi örgütünü de yeni ihtiyaçlara göre yeniden gözden geçirmesi gerekir, Yeni iş yükünün ne kadar yeni personel gerektireceğini, çalışma yerlerinin nasıl sağlanacağını hesaplamak gerekir. Gerçekte görülen şudur Ne yönetimin katlan ve yeni ihtiyaçlarla ilgilenmektedirler ne de kütüphanelerimiz, objektif verilere dayanan, araştırmaya dayanan bir ihtiyaçlar listesini ilgililere, yönetim katlarına sunabilecek durumdadırlar. Bu şartlarda, alınan ilke kararları, temelde çok isabetli bile olsalar, uygulanmalarına imkân yoktur. İstanbul Üniversitesi çevresindeki durum ve geçen yaz Erciyes Üniversitesinde yaptığım incelemeler beni bu ilke kararlarının uygulanamayacağı yargısına götürmüştür. Çeşitli fakültelerde, ya Dekanlar çeşitli fasıllardan kitaplar için olabildiğince bir pay ayırıp eski kütüphanelerini yaşatmaya çalışacaklar ya da bu eski kütüphaneler canlılıklarını tamamen yitirip, yeni yayın alamaz duruma düşecekler, oldukları yerde eskimeye, çaptan düşmeye başlayacaklardır. Ellerine beklemedikleri ölçüde para geçen merkez, kütüphaneler de yine beklenmedik bir iş yükü altında ezilecek kendilerine yeni aksesyon politikaları tespit etmeye neye yarayacaklarını, hangi amaç için çalışacaklarını yeniden tespit etmeye uğraşacaklardır. Bu yeni tespitlerin alınan ilke kararları ile bağları kopacak, karşımıza hiç düşünmediğimiz, hesaplamadığımız yeni oluşumlar çıkacaktır,

Amaç, plan, örgüt, yöntem, kısaca işletme, anlayışı olmadan kütüphanelerimiz, el yordamı ile, gelişi güzel, olduğu kadar anlayışı ile beklediğimiz gibi gelişemezler.